Goro's blog

研究 / キャリア / 趣味 (主に自転車) について記事にしていきます

MENU

【デンマーク留学】Residence Permit (居住許可証) の申請&デンマーク大使館へ連絡

(2019/6/8追記)

日本学術振興会 "若手研究者海外挑戦プログラム" を使ってデンマーク工科大学 (Technical University of Denmark: DTU) へ半年間留学できることになった。

lpasteur.hatenablog.com

DTUへ行くにあたり,現地での研究計画以上に頭を悩ませている問題に直面している。

それは,ビザだ。

長期間海外へ移住する場合はビザが必要になるが,初めての経験なのでどうしたらいいのかが全くわからない。

例えば,カンボジアへ入国するためには短期滞在だとしてもビザを取得しておかなければならないが,
証明写真,パスポート,HPからダウンロードできる申請書,申請料さえあれば大使館で即日発行してもらえる。

同様に,デンマーク大使館 (http://japan.um.dk/ja) にパスポートさえ持って行けばビザが取得できると思い込んでいた。



しかし現実はそんな甘くない。



ビザ取得申請のために動き出してから,実際に渡航ができるまで2ヶ月も期間が空いてしまったので,
同じ過ちを犯す人が減ることを願ってビザ申請方法をまとめておく。

デンマークでの長期滞在に必要な "Residence Permit"

デンマークでは,ある180日間のうちの90日以内の滞在をする場合はビザが必要ない。
私の留学期間は半年なのでアウト。

これまで便宜上 "ビザ" と書いてきたが,デンマークではビザではなく "Residence Permit (居住許可証)" という。紛らわしい。
ビザとResidence Permitとは別物なので,現地の方にビザというと混乱させてしまう。

Residence Permitの種類

"デンマーク 留学 居住許可" と検索するとResidence Permitを取得するための方法をまとめた記事がヒットする。

参考にしたサイト
デンマークビザの申請方法についてどこよりも詳しく解説! | ゴダラボ
デンマーク留学で必要な、学生ビザ&ワーホリビザの申請方法 | ohshio.net
【デンマーク留学】渡航前準備:学生ビザ(ST1)を申請するには | PAPILLON



学生として3ヶ月以上滞在する場合は,
①ワーキングホリデービザに相当する "WH1"
②学生ビザに相当する "ST1"
③博士課程の学生ビザに相当する "PHD1"
のいずれかを取得しなければならないことがわかった。

WH1ではResidence Permitの申請に必要なCase Order IDの発行手数料がないこと,申請書は自分だけで書き上げられることが特徴だ。
一方,ST1やPHD1では2019年5月の時点でCase Order IDの発行に1,900 DKK (約32,000円) かかる上に,受入機関 (私の場合DTU) が申請書の一部を埋める必要がある。
ST1とPHD1の申請書はPart 1とPart 2から構成されており,Part 1は受入機関が,Part 2は自分が記入する。


当然,お金も面倒もかからないWH1を取得しようとした。

PhD officeと受入ラボのPIへメール

冷静に考えてみると,
DTUにゲストとして出入りするのに大学の許可は必要ないのだろうか?
正式な手続きを踏まなければ学籍番号が発行されないのではないか?
学籍番号がなかったら大学のネットすら使えないのではないか?
と色々疑問が浮かんできた。

ではDTUに申請書の一部を書いてもらうためにはどうしたらいいのか?

f:id:LPasteur:20190519124946p:plain
https://www.dtu.dk/english/education/student-guide/living-in-denmark/residence-permit

読み飛ばしがないように注意深く何度も読んでみたが,ST1に関する情報しか掲載されていない。
「DTUへ入学することが決まったら,DTUはResidence Permitを発行するための手続きをする」とのこと。

うーん,このページではない。

しかしDTUくらいの大学であれば世界各国から留学生は来ているはずなので,絶対に留学生向けの情報はどこかに記載されているはず。

f:id:LPasteur:20190519125317p:plain
https://www.dtu.dk/english/education/phd

あった。
下段の "Guest PhD" をクリックすると,名前や誕生日,国籍,住所,コンタクトパーソン (受入ラボのPI) などを記入する画面に遷移した。

f:id:LPasteur:20190519125438p:plain
https://www.dtu.dk/english/Education/PhD/Intro/Guest-PhD/Guest_project

「Guest studentとして登録するから下記のフォームを埋めてね。もし学籍番号が欲しかったらメールしてね。」
って書いてある。

メールも送ってひと段落…

と思いきや!!

PhD officeから来た返信がこちら (必要な情報だけピックアップした)。

In order to begin Ph.D. studies at DTU you must, first of all, apply for one of the vacant Ph.D. positions advertised on DTU’s website, http://www.career.dtu.dk/.
If you cannot find a vacant position and want to investigate other options, you must establish contact with a potential supervisor, i.e. one of our professors/assistant professors. The supervisor will be able to further guide you.

博士学生としてDTUで研究するのであれば,DTUのウェブサイトで公募しているポジションに応募しなければならない。
もし空いているポジションが見つけられないのであれば,DTUでの指導者 (教授・助教) に連絡して,彼らに指示を仰いでね。

言われた通りにウェブサイトを確認したが,当然私が希望しているポジションなんてない。
そもそも,これはDTUで学位を取りたい修士向けの公募だ。
よくわからなかったので,supervisorがguideしてくれることを信じて受入ラボのPIへ連絡した。

すると,そのPIが学部長に連絡をしてくださった。
後日,guest resercherとして在籍するための正式なフォームを入力するためのURL (Guest Researcher System) が送られてきた。

f:id:LPasteur:20190519131418p:plain

"Technical University of Denmark guest researcher" とググったら登録システムがヒットしたが,DTUのウェブサイトにはリンクは貼られていなかった。
ある程度調べて解決しなかったら人に頼ったほうがいい,そう思った。

Guest registration formで登録

  • 修士号を取得したことの証明書
  • 履歴書
  • 在学証明書

の添付が求められた。

決まったフォームがあるわけでもない履歴書の書き方がわからない。
趣味・特技を書くのか?そんなわけない。学部・修士と6年間同じバイトをして継続力があることをアピール?違う,エントリーシートではない。
これはGuest researcherとして事務手続きをするために必要な履歴書だ。

  • 氏名
  • Personal Information (誕生日,国籍,住所,電話番号,メールアドレス)
  • Objective (一言だけ)
  • Professional Experience (Teaching assistant歴)
  • Education, Major area of study (学歴,専攻)
  • Peer-Revied Publication
  • International Conferences, Symposium, and Workshops
  • Japanese Conferences, Symposium, and Workshops
  • Awards
  • Research Grants

をまとめた。実績は省略せずに全部記載した。



8日後にDTUの人事部からメールが届いた。
PHD1申請書の一部を埋めたから次の手続きに進めること,Case Order IDを作成したから手数料を振り込むこと,など大事なことが書かれていた。
Case Order IDはこちら (New to Denmark) で支払う。

このメールにはResidence Permitの取得に必要な大学からのInvitation letterも添付されていた。

暑くなる前に日本を立ちたかったので,6月上旬に渡航したいことを伝えたのだが,それはResidence Permitの発行に時間がかかるから無理だと回答をいただいた。
90日以内であればResidence Permitがなくてもデンマークに滞在はできるのだが,DTUに出入りすることができないらしい。

PHD1の申請

ST1とPHD1はネット上で申請する。
Part 1が埋められたPHD1へアクセスするためのIDとPasswordが受入機関から送られる。

申請書フォーム
Ansøgning om opholds- og arbejdstilladelse som ph.d.-studerende

申請を進めるにあたり,Case Order IDを発行しなければならない。
この発行手数料に冒頭で述べたように1,900 DKK (約32,000円) がかかる。

申請書には

  • Case Order IDを発行するための支払いを済ませた証明 (支払い後に来たメールをPDF化した)
  • 表紙や裏表紙も含めたパスポートの全ページのコピー
  • Invitation Letter
  • 経済的に問題がないことの証明 (140万円支給されることが明記されている若手研究者海外挑戦プログラムの採択通知書をスキャン)
  • 直筆のサイン

を添付した。

パスポートの全ページのコピーが面倒だった。60ページ近くあるし。
DC1で月々20万円をいただいているが,DCの採択通知書には給与情報は書かれていない。
だから140万円とは別に収入があることは申請書で述べなかった。


* デンマーク大使館へ連絡
申請書を提出したら14日以内に生体情報をデンマーク大使館で登録しなければならない。
早とちりした私は先に提出してから,デンマーク大使館へメールした。

【件名】Residence Permit (PHD1) [名前]

【本文】
名前:
国籍:
電話番号:
E-mail:
予約日程:


以上のフォームで送らないと返事が来ないらしい。冷たい印象を受けたので,私はメールの冒頭で簡単な挨拶をしたが。
【デンマーク大使館へ】予約メール編 - Denmarkに留学


本当は,大使館で生体認証 (顔と指紋の登録) の予約の日程を決めてから申請書を提出したほうがよかった。
なぜなら大使館の予約が14日以内に取れるとは限らないからだ。

よくよくDTU人事部から来たメールを読み返してみたら,

We recommend that you contact the Danish diplomatic mission before you submit your application for a work and residence permit to make an appointment, if necessary.

If you are not able to have your biometric features recorded within 14 days from the application submission date, please send an email via the online contact form and inform them of when you expect to have them recorded. Please keep me updated.

と書かれていた。実際のメールでもbeforeが太字になっていた。

14日以内に予約が取れますように…。

合同ビザ申請センターで生体認証登録の予約 (2019/6/8追記)

デンマーク大使館にメールしたところ,現在では生体認証登録は業務委託しているからそちらを当たってくれ,と英語で返信がきた。
その委託先がこちら。

www.vfsglobal.com

5月中旬の時点で6/12まで予約が埋まっており,生体認証がResidence Permit取得の律速になってしまった…。
生体認証の登録からResidence Permitが降りるまでは1ヶ月がかかるらしい。

Residence Permit (PHD1) を申請するまでのまとめ

① 受入ラボのPIへ連絡
② 正式なguest registration formから登録
③ Part 1が記入されているPHD1申請書が人事部から送られてくる (②からの8日間が経過)
④ Case Order IDの作成,手数料 (1,900 DKK (約32,000円)) の支払い
⑤ 生体情報を登録するための予約を取るため,デンマーク大使館へメール
⑤ PHD1のPart 2を埋めて,生体認証する日から14日以内に提出



GW明け (5/7) に動き始めたが,最短の渡航日は7/2だとDTU人事部に伝えられた。
約2ヶ月先だ…こんな時間がかかるとは思っていなかった。

4月はggplotのスキルを磨くのに夢中になってしまい,留学のことは深く考えていなかった。
Residence Permitの取得には2–3ヶ月かかると思っていたほうがいい。反省。